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Il servizio di Archiviazione Ottica consente la trasformazione dei documenti cartacei in documenti digitali, rapidamente e facilmente consultabili. Con tale servizio è possibile creare degli archivi elettronici perfettamente allineati con quelli cartacei.

Il ciclo di lavorazione è supportato da una serie di controlli nelle diverse fasi produttive che possono raggiungere volumi di decine di migliaia di pagine al giorno. La procedura finale di controllo riconduce ogni singola immagine ad un data base, contenente le informazioni definite per la ricerca. L’accesso all’archivio può avvenire in ambiente locale, con consultazione di DVD non riscrivibili utilizzando una qualsiasi postazione PC presso il cliente oppure con il servizio “Internet Document Service” attraverso il quale con una semplice connessione ad Internet è possibile consultare in tempo reale i propri documenti. L’accesso avviene utilizzando canali di comunicazione sicuri e con monitoraggio degli accessi nel rispetto degli standard Nazionali ed internazionali in materia di sicurezza informatica.

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L'approccio:

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VANTAGGI:
• riduzione dei tempi di accesso ai documenti di archivio;
• possibilità di riduzione della circolazione del cartaceo, in quanto più utenti possono accedere alla stessa copia digitale dello stesso documento;
• riduzione dei costi legati all'invio delle copie cartacee (spese postali, consumo di carta, spese legate al consumo di inchiostro delle fotocopiatrici, etc.) in quanto il sistema informatico consente l'invio delle immagini per posta elettronica (anche certificata);
• riservatezza dei dati: è possibile definire politiche di accesso che consentono la lettura dei dati d'archivio solo agli utenti abilitati.

ARCHIVIAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA.
Il servizio di Archiviazione Ottica Sostitutiva consente la conservazione in formato digitale su supporto ottico dei documenti sia cartacei che informatici garantendone la validità legale nel tempo. Le modalità operative di tale processo sono regolate dalla Deliberazione n.11/2004 del CNIPA che individua la firma digitale e la marca temporale come strumenti di validazione dei documenti per mezzo dei quali si assicura la validità legale e probatoria dei documenti. Grazie alla conservazione sostitutiva è possibile ridurre sensibilmente gli archivi cartacei, infatti, secondo le disposizioni di legge vigenti (D.lgs 7 marzo 2005, n.82 - Codice dell’Amministrazione Digitale) è possibile sostituire i documenti cartacei con le rispettive copie digitali ottenute per mezzo del processo di conservazione sostitutiva. I vantaggi dell’archiviazione ottica sostitutiva sono quelli propri dell’archiviazione Ottica a cui si aggiungono quelli dati dalla possibilità di eliminare o ridurre l’archivio cartaceo con conseguente recupero di spazi e riduzione dei costi di gestione.